درسنامه آموزشی پودمان 2 ارائه دهنده خدمات رایانه‌ای کلاس دهم شبکه و نرم افزار

آیا تا به حال اندیشیده‌اید

- چگونه با Excel می‌توانید مدیریت امور مالی خود را انجام دهید؟
- چگونه می‌توان با استفاده از Excel زمان انجام محاسبات را کاهش و دقت آن را افزایش داد؟
- چه احساسی خواهید داشت اگر بتوانید داده‌های پیچیده را به سادگی در Excel تحلیل و مدیریت کنید؟
- چگونه می‌توانید کارنامه تحصیلی خود را ایجاد کنید و نمودار پیشرفت تحصیلی خود را ببینید؟

آنچه از هنرجو انتظار می‌رود

1- با محیط کاربری Excel و اجزای آن کار کند.
2- مدیریت کارپوشه‌ها، کاربرگ‌ها و فرمت‌بندی سلول‌ها را انجام دهد.
3- نوع داده‌ها را تشخیص دهد و تنظیمات آن‌ها را انجام دهد.
4- از فرمول‌نویسی استفاده کرده و توابع را به کار گیرد.
5- بر حسب داده‌های موجود، نمودارها را ایجاد کند.
6- از داده‌ها و اطلاعات فایل، محافظت کند.

استاندارد عملکرد

در پایان این واحد، هنرجو باید بتواند بانک داده را در نرم‌افزار EXCEL تشکیل دهد.

---

در یک هنرستان، کارگروهی برای فروش محصولات تولیدی آن هنرستان تشکیل شده است. این کارگروه متشکل از معاون فنی، سرپرستان بخش و تعدادی از هنرجویان منتخب از هر رشته است، که برای هر کدام وظایفی تعیین شده است. در مرحله اول از هنرجویان هر رشته خواسته می‌شود تا فهرستی از محصولات قابل فروش در رشته خود را با مشورت هنرآموزان رشته مربوطه تهیه کنند که این فهرست شامل داده های «نام محصول، هنرآموز ناظر، قیمت پیش‌بینی شده و رشته ارائه‌دهنده محصول است.»

هنرجویان رشته شبکه و نرم‌افزار رایانه به عنوان تیم مدیریت و تحلیل اطلاعات کارگروه انتخاب شدند. اعضای تیم، تصمیم گرفتند با راهنمایی هنرآموزشان، نرم‌افزاری را جهت مدیریت بهتر اطلاعات و تکمیل مراحل کار انتخاب و اطلاعات مرتبط با این کارگروه را در آن ثبت و مدیریت کنند. پس از مشورت و تحقیق به این نتیجه رسیدند که از Excel برای انجام این کار، استفاده کنند.

صفحه گسترده به برنامه‌هایی گفته می‌شود که اطلاعات متنی و عددی را در قالب جدول نگهداری می‌کنند. ساختار جدولی این‌گونه برنامه‌ها، به کاربران امکان می‌دهد با استفاده از فرمول، بین اطلاعات موجود در آن‌ها رابطه برقرار کنند. از برنامه‌های صفحه گسترده، برای نگهداری و تحلیل داده‌ها استفاده می‌شود و نتایج تحلیل را می‌توان در قالب نمودارها و به شکل موردنظر نمایش داد. Excel، یک برنامه صفحه گسترده از بسته نرم‌افزاری Microsoft Office است. بسیاری از محاسبات پیچیده در Excel را می‌توان با استفاده از توابع از پیش تعریف شده انجام داد. همچنین کاربران می‌توانند عملیاتی نظیر محاسبات، مرتب‌‌سازی و فیلتر کردن را روی آن‌ها انجام دهند، داده‌ها را چاپ کنند و نمودارهایی بر اساس آن‌ها ایجاد کنند.

کاربرد نرم‌افزار Excel در محیط کار

از Excel، برای وارد کردن و دسته‌بندی داده‌های مختلف، انجام محاسبات ریاضی و کشیدن نمودار به وسیله ابزارهای گرافیکی، ساخت برنامه‌های ساده حسابداری و... استفاده می‌شود.

این نرم‌افزار، علاوه بر این که توانایی انجام محاسبات دشوار ریاضی را دارد، برای ذخیره‌سازی و تحلیل اطلاعات حسابداری و ریاضی به کار می‌رود. کاربرد Excel برای کسب و کارهای گوناگون بسیار متنوع است.

معرفی نرم‌افزار Microsoft Excel

ابزارها و زبانه‌های محیط Excel، شباهت زیادی با دیگر نرم‌افزارهای بسته نرم‌افزاری Office دارد. اما در Excel، داده‌هایی که وارد می‌کنید (اعداد، متن یا فرمول‌ها) در فایلی که کارپوشه نامیده می‌شود، قرار می‌گیرند. در واقع کارپوشه‌ها، از صفحاتی به نام کاربرگ در قالب ستون‌ها و ردیف‌ها تشکیل می‌شوند.

ورود داده‌ها در Excel

هنرجویان هر پایه، فهرستی از محصولات قابل فروش در رشته خود را تهیه کرده و به تیم مدیریت اطلاعات تحویل داده‌اند. تیم مدیریت، قصد دارد فهرست دریافتی از رشته‌های مختلف را در یک جدول ثبت کند. برای اینکه این تیم بتواند داده‌های خود را وارد کرده و فرمت‌بندی کند، لازم است با انواع داده‌ها و نحوه ورود و فرمت‌بندی آن‌ها به فرم جدول‌های اطلاعاتی آشنا باشد و توانایی کار با داده‌ها (درج، ویرایش و حذف) را داشته باشد.

برای شروع ورود داده‌ها و طراحی جدول‌های اطلاعاتی، اولین کار، تنظیم نوع کاربرگ است. در صورتی که فایل شما حاوی داده‌هایی به زبان فارسی است، در ابتدا باید جهت کاربرگ را از راست به چپ تنظیم کنید در این صورت مبدأ جدول در کاربرگ به جای سمت چپ بالا، سمت راست بالا خواهد بود. برای انجام این کار، از زبانه Page ayout، گروه Sheet Options دکمه Sheet Right_to_Left را انتخاب کنید. توجه داشته باشید با این دستور فقط جهت کاربرگ فعال، تغییر می‌کند و جهت سایر کاربرگ‌ها بدون تغییر می‌ماند (شکل 2).

پس از اعمال تنظیمات کاربرگ برای ورود داده‌ها در سلول‌های Excel، در سلول موردنظر کلیک و داده‌ها را وارد کنید. پس از اتمام ورود داده‌ها برای ثبت اطلاعات، کلید Enter یا Tab را فشار دهید. تفاوت عملکرد Enter و Tab را پس از ورود داده‌ها در کاربرگ امتحان کنید. با این کار، داده ورودی ثبت و مکان‌نما به سلول بعد، منتقل می‌شود. برای جابه‌جایی مکان‌نما در سلول‌ها می‌توانید از کلیدهای جهتی صفحه کلید، استفاده کنید.

انواع داده‌ها در Excel

انواع مختلفی از داده‌ها را می‌توان در کاربرگ Excel وارد کرد که موارد زیر از آن جمله هستند.

1- داده‌های متنی: فرض کنید فهرستی از اسامی افراد (نام و نام‌خانوادگی) در اختیار داریم. تمامی داده‌هایی که درون این فایل قرار می‌گیرند، در Excel به عنوان داده‌های متنی شناسایی می‌شوند. ممکن است در این فهرست، داده‌هایی مثل کد ملی، شماره شناسنامه، شماره تلفن، شماره حساب و کدپستی نیز قرار بگیرد. این داده‌ها از نوع عددی هستند، اما از آنجا که نمی‌خواهیم روی آن‌ها عملیات ریاضی انجام دهیم این نوع داده‌ها را داده‌های متنی در نظر می‌گیریم. برای این که Excel این داده‌های عددی را به عنوان داده‌های متنی شناسایی کند، باید قبل از عدد موردنظر، یک کاراکتر «'» قرار داد.

2- داده‌های عددی: داده‌های عددی به داده‌هایی اشاره دارد که می‌توان روی آن‌ها عملیات محاسباتی یا مقایسه‌ای انجام داد. داده‌های عددی را در یکی از انواع زیر می‌توانیم به کار ببریم:

- Number: شامل اعداد صحیح و اعشاری است که ارقام 0 تا 9 و علامت ممیز را شامل می‌شود. مانند مقدار فروش یک فروشگاه یا تعداد کارمندان، نمرات آزمون، قیمت یک کالا و... .

- Currency و Accounting: با استفاده از این نوع داده می‌توان نماد واحد پولی را در کنار محتوای داخل سلول، نمایش داد.

- Long Date ،Short Date و Time: برای نمایش داده‌هایی از نوع تاریخ و زمان به‌کار می‌رود. برای درج تاریخ باید از نویسه‌های / یا ـ برای جدا کردن اعداد سال، ماه و روز استفاده کرد. برای جدا کردن داده‌های زمان از علامت: استفاده می‌شود که به‌صورت ساعت: دقیقه: ثانیه است.
توجه داشته باشید که نحوه نمایش این فرمت‌ها به تنظیمات Windows بستگی دارد.

- Percentage: محتوای سلول را در 100 ضرب و علامت درصد را به آن اضافه می‌کند.

Comments: توضیحاتی که شما می‌توانید برای هر سلول، درج کنید. این توضیحات، داخل سلول‌ها تایپ نمی‌شود بلکه کادر متن جداگانه‌ای است که با قرار گرفتن اشاره‌گر ماوس روی آن سلول، توضیح مربوطه نمایش داده می‌شود.

برای درج توضیحات برای یک سلول می‌توانید از یکی از روش‌های زیر استفاده کنید:

- روی سلول موردنظر، کلیک راست کنید و گزینه Insert Comment را انتخاب کنید.
- در بخش Comments از زبانه Review روی New Comment کلیک کنید.
- از کلیدهای ترکیبی Shift + F2 استفاده کنید.

به‌صورت پیش‌فرض، هنگام چاپ کاربرگ، توضیحات چاپ نمی‌شوند.

پر کردن خودکار سلول‌ها: در Excel، قابلیت «پر کردن خودکار سلول (AutoFill)» به شما اجازه می‌دهد تا الگوهای عددی، متن، تاریخ‌ها یا حتی فرمول‌ها را به‌صورت خودکار در محدوده‌ای از سلول‌ها تکرار کنید.

به‌طور معمول، وقتی یک سلول را انتخاب می‌کنید، در گوشه سمت راست پایین آن علامت مربع کوچکی ظاهر می‌شود. با کلیک و کشیدن این مربع به سمت سلول‌های دیگر، Excel به‌صورت خودکار الگوی داده یا توالی موردنظر را تکمیل می‌کند. این ویژگی می‌تواند زمان ورود داده‌ها را کاهش و کارایی شما را افزایش دهد.

استفاده از قابلیت AutoFill

تیم مدیریت اطلاعات هنرستان، قصد دارد اطلاعات اولیه جمع‌آوری شده را در Excel وارد کند.

1- فایل جدیدی در Excel ایجاد کنید.

2- کاربرگ را به‌صورت راست به چپ تنظیم کنید.

3- داده‌ها و اطلاعات را مطابق با شکل 4 وارد کنید. هر کدام از عنوان‌های «ردیف، نام محصول، کد محصول، هنرآموز ناظر، قیمت پیش‌بینی شده، رشته ارائه‌دهنده محصول» را یک ستون یا فیلد و مشخصات مربوط به یک محصول در هر سطر را یک سطر، ردیف یا رکورد می‌گویند.

4- سلول های عددی را از طریق ابزارهای گروه Number از زبانه Home فرمت‌بندی کنید (شکل 5). اعداد را سه رقم سه رقم، با کاما از هم جدا کنید و طوری تنظیم کنید که برای داده‌های عددی، رقم اعشار درنظر گرفته نشود.

5- فایل را با نام «مدیریت داده‌ها» ذخیره کنید. از کادر Save as type، فرمت مناسب را برای فایل خود انتخاب کنید. فایل‌های Excel به‌صورت پیش‌فرض، با فرمت XLSX ذخیره می‌شوند.

6- فایل را ببندید.

انتخاب سلول‌ها

برای انتخاب سلول موردنظر روی آن کلیک کنید. اما گاهی لازم است عملیات خاصی روی محدوده مشخصی از سلول‌ها انجام شود. برای انجام این کار، باید این محدوده را انتخاب کرد. محدوده انتخابی ممکن است به‌صورت سطری، ستونی، ترکیبی از سطر و ستون به‌صورت پیوسته و هم‌جوار و یا به‌صورت پراکنده باشد.

با درگ کردن ماوس روی محدوده موردنظر می‌توان آن محدوده را انتخاب کرد. این روش هم برای محدوده‌های دارای داده و هم محدوده‌های خالی مورد استفاده قرار می‌گیرد. برای انتخاب یک سطر روی شماره سطر و برای انتخاب یک ستون روی نام ستون، کلیک کنید. برای انتخاب چند سلول مجاور هم، می‌توان از کلید Shift به همراه کلیدهای جهتی استفاده کرد.

ویرایش محتوای سلول‌ها

برای اعمال تغییرات و ویرایش محتوای سلول‌ها می‌توانید سلول‌های موردنظر را انتخاب کنید و کلید F2 را فشار دهید. سپس تغییرات لازم را روی محتوای سلول‌ها اعمال کنید و کلید Enter را برای ثبت تغییرات، فشار دهید.

فرمت‌بندی سلول‌ها

تیم مدیریت اطلاعات هنرستان در نظر دارد، ظاهر اطلاعات ثبت شده در کاربرگ را منظم‌تر و زیباتر کند. به همین منظور، پس از ورود داده‌ها در سلول‌های کاربرگ و اعمال جلوه‌ای زیبا به آن اطلاعات، باید آن‌ها را فرمت‌بندی کند. فرمت‌بندی داده‌ها را می‌توان از طریق زبانه Home انجام داد (شکل 6).

1- نام کاربرگ را به ‌«فهرست اولیه» تغییر دهید. برای اعمال این تغییرات روی نام کاربرگ، دوبارکلیک و نام جدید را وارد کنید.

2- قبل از عناوین فیلدهای جدول، سطر جدیدی اضافه کنید، سلول‌های سطر جدید را به تعداد فیلدهای جدول با هم ادغام کنید و عنوان جدول را در آن سلول وارد کنید. زبانه Home، گروه Cells  فهرست کشویی مربوط به ابزار Insert را باز کنید و گزینه لازم را انتخاب کنید (شکل 8).

3- پهنا (عرض) ستون‌های جدول را تغییر دهید. برای تغییر پهنای ستون‌های جدول، اشاره‌گر ماوس را روی حاشیه سمت راست سربرگ ستون موردنظر نگه داشته زمانی که فلش دو جهته نمایان شد، با کلیک و درگ کردن، عرض ستون را تغییر دهید. برای تغییر پهنای ستون‌ها به‌صورت دقیق، روی ستون انتخابی کلیک راست کنید و فرمان Column Width را انتخاب کنید. اندازه موردنظر را برحسب نقطه (point) وارد کنید و روی OK کلیک کنید. همچنین می‌توانید با دوبار کلیک روی حاشیه سربرگ ستون، اندازه عرض ستون را با اندازه بزرگ‌ترین متن داخل آن ستون هم‌اندازه کنید.

4- در ستون B با استفاده از ابزار Wrap Text سلول‌ها را طوری تنظیم کنید که اگر متن شما از عرض سلول بیشتر شد، آن سلول را به‌گونه‌ای تنظیم کند که متن در چند سطر شکسته شود و به درستی درون آن قرار بگیرد.

5- با توجه به رشته‌های هنرستان خود 10 رکورد به این جدول اضافه کرده و فیلد «قیمت پیش‌بینی شده» را با راهنمایی هنرآموز خود تکمیل کنید.

6- فرمت‌بندی سلول‌ها را انجام دهید. محدوده داده‌های موردنظر را انتخاب کنید و نوع قلم، اندازه قلم، خطوط اطراف سلول‌ها و رنگ زمینه آن‌ها را طبق شکل 7 تغییر دهید.

7- فایل را ذخیره کنید.

ایجاد جدول پویا

دومین جلسه کارگروه فروش محصولات هنرستان با حضور اعضای شورای مالی و انجمن اولیا و مربیان، تشکیل گردید. در این جلسه مصوب شد که از تمام محصولات پیشنهادی، یک نمونه تولید شود و با محاسبه دقیق هزینه مواد اولیه، هزینه دستمزد و هزینه‌های سربار (شامل هزینه‌های غیرمستقیم تولید)، قیمت تمام شده محصول جهت شروع کار و تولید انبوه به دست آید. از تیم مدیریت اطلاعات هنرستان، خواسته شد تا زمانی که محاسبه قیمت‌ها توسط تیم تولید انجام می‌شود، کاربرگی را برای محاسبه قیمت تمام شده محصولات، آماده کند. اعضای تیم مدیریت اطلاعات، پس از ایجاد جدول متوجه شدند که اگر یک رکورد جدید به انتهای جدول اضافه شود، قالب جدول ممکن است تغییر کند و به فرمت‌بندی مجدد نیاز شود. آن‌ها پس از مشورت و هم فکری تصمیم گرفتند که از یکی از امکانات Excel، به نام جدول پویا استفاده کنند. برای این کار، باید جدول نمونه را به جدول پویا تبدیل کنند. پس از ایجاد جدول پویا، می‌توان داده‌ها را مستقل از داده‌های خارج از محدوده تعریف شده آن جدول، مدیریت و بررسی کرد.

1- در فایل «مدیریت داده‌ها» کاربرگ جدیدی با عنوان «قیمت تمام‌شده» ایجاد و جهت کاربرگ را به‌صورت راست به چپ تنظیم کنید.

2- جدولی با فیلدهای زیر در کاربرگ جدید، ایجاد کنید (شکل 9).

3- برای تبدیل اطلاعات وارد شده در یک محدوده به جدول پویا، پس از انتخاب سلول‌های محدوده موردنظر از زبانه Home در بخش Styles روی Format as Table کلیک کنید و فرمت دلخواهی برای جدول انتخاب کنید. در کادر بازشده، آدرس محدوده جدول نشان داده می‌شود (شکل 10). اگر فیلدهای جدول دارای عنوان است گزینه My table has headers را انتخاب کنید. اکنون با اضافه کردن رکورد به هر بخش از جدول، فرمت‌بندی جدول حفظ می‌شود.

4- بر اساس محصولات ثبت شده در کاربرگ «فهرست اولیه» 10 رکورد به جدول اضافه کنید. فیلدهای «هزینه مواد اولیه، هزینه دستمزد و هزینه‌های سربار» را به کمک هنرآموز خود تکمیل کنید. در این مرحله نیازی به پرکردن فیلدهای «قیمت تمام‌شده» و «قیمت نهایی» نیست.

فرمول‌ها و توابع در Excel

فرمول‌ها در Excel عباراتی هستند که عملیاتی خاص و تعریف شده را روی ارقام و مقادیر مشخص در محدوده‌ای از سلول‌ها انجام می‌دهند. به کمک این فرمول‌ها می‌توان محاسباتی مانند جمع، تفریق، ضرب، تقسیم، تعیین میانگین و درصد را برای تعداد زیادی از سلول‌ها انجام داد. یک فرمول همیشه با علامت مساوی شروع می‌شود و می‌تواند شامل هر یک از عناصر زیر باشد:

عملگرها: عملگرها علائمی هستند که عملیات مشخصی را روی عملوندها انجام می‌دهند و به 4 دسته تقسیم می‌شوند (جدول 1).

جدول 1 - انواع عملگرها در Excel

^ , / , * , ـ ,+	عملگرهای محاسباتی
> < , => , > , =< , < , =	عملگرهای مقایسه‌ای
: و ,	عملگرهای آدرس‌دهی
&	عملگر اتصال رشته متنی

- مراجع سلولی: شامل آدرس سلول‌ها و محدوده‌های نامگذاری شده است.

- ثابت‌ها: مقادیری که تغییر نمی‌کنند.

- توابع کاربردی: مانند SUM ،AVERAGE و... .

فرمول‌ها را می‌توان به‌صورت مستقیم در سلول یا از طریق نوار فرمول درج کرد. پس از درج فرمول بر اساس قوانین تعیین شده، نرم‌افزار محاسبات را انجام و نتیجه را در همان سلول نمایش می‌دهد. به محض افزودن فرمول به یک سلول، می‌توان آن را در نوار فرمول، مشاهده کرد (شکل 11).

فرمول‌های ساده

برای ایجاد یک فرمول ساده، در سلول موردنظر کلیک کنید سپس علامت مساوی را بنویسید و در ادامه، فرمول موردنظر را وارد کنید. از مثال‌های ساده در Excel می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

$ = A1 + A2\,\,\,\,\,\,\,\,\,\, = C1 - C2\,\,\,\,\,\,\,\,\,\, = 2*4\,\,\,\,\,\,\,\,\,\, = B1/B2\,\,\,\,\,\,\,\,\,\, = D1*D2$

فرمول‌نویسی ساده در Excel

تیم مدیریت اطلاعات هنرستان باید کاربرگ «قیمت تمام‌شده» که با استفاده از جدول پویا ایجاد کرده است را تکمیل نماید، برای انجام این کار مراحل زیر را دنبال کنید.

1- فایل «مدیریت داده‌ها» را باز کنید.

2- روی سلول مربوط به فیلد «قیمت تمام‌شده» (F2) در رکورد اول از کاربرگ «قیمت تمام‌شده» قرار بگیرید.

3- فرمول محاسبه قیمت نهایی هر محصول را وارد کنید. در سلول F2 علامت = را تایپ کنید. سلول مربوط به هزینه مواد اولیه (C2) را انتخاب کنید. دکمه + را فشار دهید. سلول مربوط به هزینه دستمزد (D2) را انتخاب کنید. مجدداً دکمه + را فشار دهید و در نهایت سلول مربوط به هزینه‌های سربار (E2) را انتخاب کنید.

4- کلید Enter را برای محاسبه نتیجه فرمول، فشار دهید.

5- همین فرمول را برای محاسبه «قیمت تمام‌شده» سایر محصولات نیز استفاده کنید. جهت درج فرمول برای محاسبه قیمت نهایی سایر محصولات، دستگیره Autofill را تا سلول مربوط به آخرین رکورد ثبت‌شده در ستون F بکشید.

6- روی سلول مربوط به «قیمت نهایی» (G2) قرار بگیرید و فرمول مربوط به قیمت نهایی را با افزودن 10٪ به قیمت تمام‌شده محاسبه کنید.

(0/10 * قیمت تمام‌شده) + قیمت تمام‌شده = قیمت نهایی

7- فرمول را برای محاسبه قیمت نهایی سایر محصولات، استفاده کنید و فایل را ذخیره نمایید.

آدرس‌دهی در Excel

در فرمول‌نویسی حرفه‌ای Excel، از آدرس سلول‌ها به جای اعداد ثابت استفاده می‌شود. در این صورت با تغییر مقدار یک سلول، به‌طور خودکار فرمول‌ها نیز اصلاح می‌شوند. برای این که بتوانید از سلولی خاص در فرمول‌نویسی استفاده کنید کافی است آن سلول را انتخاب کنید. اما همیشه با یک سلول سروکار ندارید و ممکن است بخواهید محدوده‌ای از سلول‌ها را در یک فرمول استفاده کنید. با استفاده از آدرس‌دهی می‌توان از داده‌های بخشی از کاربرگ یا از سلول‌های کاربرگی دیگر که در یک کارپوشه قرار دارند نیز در فرمول استفاده کرد.

آدرس یک سلول با حرف ستون و شماره سطر آن، مشخص می‌شود. به عنوان مثال، سلول D9، سلولی در ستون چهارم (D) و سطر نهم است. آدرس یک محدوده را با مشخص کردن آدرس سلول سمت چپ بالا و سلول سمت راست پایین که با یک دو نقطه (:) از هم جدا شده‌اند، تعیین می‌کنید. مانند B3:D8.

برای تعیین آدرس‌دهی یک سطر یا یک ستون، از ترکیب عنوان ستون برای آدرس‌دهی به ستون و ترکیب عدد مربوط به شماره سطر برای آدرس‌دهی به سطر استفاده می‌شود. به‌عنوان مثال، 1:1 برای آدرس‌دهی سطر 1 استفاده می‌شود. در جدول 2 چند نمونه از آدرس‌های محدوده، آورده شده است:

جدول 2 - آدرس دهی

نمونه آدرس	محل آدرس‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌دهی
B7	سلول حاصل از تلاقی ستون ‌B سطر 7
A1:A10	محدوده‌ای از سلول‌ها در ستون A سطر 1 تا 10
B3:D8	محدوده‌ای از سلول‌ها از سلول B3 تا سلول D8
6:6	سطر 6
B:B	ستون B
C:F	ستون‌های C تا F
2:5	سطرهای 2 تا 5

آدرس‌دهی به کاربرگ‌های دیگر

در زمان فرمول‌نویسی می‌توان از آدرس سلول موجود در کاربرگ دیگری که در کارپوشه جاری قرار دارد، نیز استفاده کرد. برای نمونه اگر بخواهید مقداری را از سلول D3 از کاربرگ Sheet1، در کاربرگ Sheet2 در همان کارپوشه استفاده کنید، برای آدرس‌دهی به این سلول، از آدرس Sheet1!D3 استفاده می‌شود.

انواع آدرس‌دهی

در Excel از دو نوع آدرس‌دهی استفاده می‌شود: آدرس‌دهی نسبی و مطلق.

آدرس‌دهی نسبی: در این حالت، آدرس‌های استفاده شده در فرمول به نسبت مقدار جابه‌جایی‌شان، تغییر می‌کنند. برای نمونه در مراحل انجام دادن Autofill پس از انجام مرحله 5 و استفاده از  دستگیره Autofill برای محاسبه قیمت نهایی سایر محصولات، آدرس‌دهی فرمول نیز تغییر می‌کند و آدرس سلول‌ها متناسب با سلول‌های جابه‌جا شده به‌صورت خودکار تنظیم می‌شوند. اگر سلول F2 دارای فرمول C2+D2+E2= باشد با کپی کردن فرمول سلول F2 در سلول F3، آن فرمول به فرمول C3+D3+E3= تغییر می‌کند. بنابراین به این نوع آدرس‌دهی، آدرس‌دهی نسبی گفته می‌شود چون نسبت به مکان هر سلول، آدرس داده شده به فرمول، با نسبت بسیار دقیقی جابه‌جا می‌شود.

آدرس‌دهی مطلق: در آدرس‌دهی مطلق، سلول داده همواره آدرس ثابتی دارد و با جابه‌جایی یا تعمیم فرمول سلول، آدرس داده شده به فرمول، هیچ تغییری نخواهد کرد. اگر قبل از نام ستون و شماره ردیف آدرس سلول، از علامت $ استفاده کنید، این بخش از آدرس سلول، هنگام کپی کردن محتوای آن، مطلقاً تغییر نخواهد کرد.

برای مثال اگر سلول F1 دارای فرمول $ = \$ A\$ 1 + \$ B\$ 1$ باشد و این فرمول را در سلول F2 کپی کنید، آدرس فرمول همان $ = \$ A\$ 1 + \$ B\$ 1$ باقی می‌ماند.

آدرس‌دهی ترکیبی: در این نوع آدرس‌دهی، بسته به نیاز می‌توانید از هر دو حالت آدرس‌دهی مطلق و نسبی استفاده کنید. اگر سلول حاوی فرمولی با آدرس‌دهی ترکیبی جابه‌جا شود، آدرس مطلق، ثابت باقی می‌ماند و آدرس نسبی به تناسب تغییر می‌کند.

روش‌های آدرس‌دهی

در جلسه کارگروه فروش محصولات هنرستان، موارد فوق مصوب گردیده است:

1- به تمام هنرآموزان و هنرجویان فعال در کارگروه، حق‌الزحمه‌ای اختصاص داده شود و مبلغ حق‌الزحمه برای هر ساعت کاری، به نسبت نقش افراد (هنرآموز، هنرجو) و رشته آن‌ها متفاوت باشد.

2- از حقوق پرداختی به هر کدام از این افراد 10 درصد به‌عنوان مالیات، کسر گردد. برای این کار، باید کاربرگی به نام حق‌الزحمه و مطابق شکل 12 ایجاد کنند.

1- فایل «مدیریت داده‌ها» را باز کنید.

2- کاربرگ حق‌الزحمه را انتخاب کنید.

3- در اولین سلول مربوط به حق‌الزحمه پرداختی (حق‌الزحمه خانم پرنیا اکبری)، فرمول زیر را جهت محاسبه حق‌الزحمه وارد کنید.

میزان مالیات × (ساعت کارکرد × حق‌الزحمه ساعتی) - (ساعت کارکرد × حق‌الزحمه ساعتی) = حق‌الزحمه پرداختی

4- این فرمول را برای محاسبه حق‌الزحمه پرداختی سایر افراد نیز استفاده کنید. پس از کپی کردن فرمول فوق، متوجه خواهید شد که فرمول برای سایر افراد، نتیجه درستی را به شما نشان نخواهد داد.

5- فایل را ذخیره کنید.

توابع در Excel

توابع در Excel، ابزارهای قدرتمندی برای انجام محاسبات، پردازش و تحلیل داده‌ها هستند. یک تابع، در واقع یک دستور پیش‌ساخته است که به شما امکان می‌دهد عملیات خاصی را روی داده‌ها انجام دهید. هر تابع، ماهیتی است که می‌تواند ورودی‌هایی داشته باشد و حتماً یک خروجی نیز دارد. توابعی که با استفاده از آن‌ها می‌توان عملیاتی مانند جمع‌زدن، میانگین گرفتن، جست‌وجو در داده‌ها و بسیاری موارد دیگر را به سادگی انجام داد.

نحوه استفاده از توابع در Excel

برای استفاده از توابع در Excel، شما باید از ساختار زیر پیروی کنید:

(آرگومان‌های ورودی) نام تابع =

یک تابع پس از انجام عملیات روی آرگومان‌ها، در صورتی که خطایی رخ ندهد، نتیجه را محاسبه کرده و در سلول مربوطه نشان می‌دهد. آرگومان‌ها با علامت ؛ یا , از هم جدا می‌شوند. علامت جداکننده به تنظیمات ویندوز وابسته است. توابع از نظر تعداد آرگومان‌هایشان به سه دسته تقسیم می‌شوند:

- توابع فاقد آرگومان
- توابع دارای تعداد آرگومان مشخص
- توابع دارای چند آرگومان

به مثال‌های جدول 3 توجه کنید.

جدول 4 - توابع پرکاربرد در Excel

نام تابع	ساختار تابع	کاربرد و توضیحات
Max	MAX (number1, number2,…)=	بزرگ‌ترین مقدار بین چند مقدار عددی یا آرگومان‌های موجود در سلول‌های مجاور یا غیرمجاور را برمی‌گرداند.
Min	MIN (number1, number2,…)=	کوچک‌ترین مقدار بین چند مقدار عددی یا آرگومان‌های موجود در سلول‌های مجاور یا غیرمجاور را برمی‌گرداند.
SUM	SUM (number1, number2,…)=	برای محاسبه مجموع مقادیر عددی موجود در سلول‌های مجاور یا غیرمجاور به کار می‌رود.
Count	COUNT (value1, value2,…)=	برای شمارش تعداد سلول‌های حاوی اعداد به کار می‌رود.
IF	IF (logical_test, value_if_true, value_if_false)=	شرطی را بررسی می‌کند، در صورت درست بودن شرط، آرگومان دوم و در صورت نادرست بودن شرط، آرگومان سوم در نظر گرفته می‌شود.
IFS	IF (logical_test, value_if_true,[…])=	نتایج چندین شرط را با یکدیگر مقایسه می کند و مقدار مربوط به اولین شرط درست (True) را برمی‌گرداند.
SUMIF	SUMIF (range, criteria, [sum_range])=	در صورتی که بخواهیم مقادیری از ردیفی را که دارای شرط مشخصی هستند با هم جمع بزنیم، از این تابع استفاده می‌شود.
SumProduct	SUMPRODUCT (array1, [array2], [array3] …)=	مجموع حاصل‌ضرب‌های آرگومان‌های ورودی را برمی‌گرداند.
SUMIFS	SUMIFS (sum_range, criteria_range1, criteria1,...)=	برای جمع زدن مقادیر، اگر بخواهیم بیش از یک شرط را روی داده‌های ورودی بررسی کنیم از تابع SUMIFS استفاده می‌کنیم.
Average	Average (number1, number2,…)=	برای محاسبه میانگین آرگومان‌ها، استفاده می‌شود.

خطاهای فرمول‌نویسی

اگر در نوشتن و استفاده فرمول‌ها دقت نشود، با خطا مواجه می‌شوید. برای عدم مواجه با نتایج ناخواسته، آشنایی با خطاهای رایج و یادگیری نحوه تصحیح آن‌ها مهم است.

جدول 5 - خطاهای رایج فرمول‌نویسی در Excel

خطای رایج	شرح خطا
خطای !VALUE#	این خطا زمانی رخ می‌دهد که نوع داده وارد شده برای فرمول مناسب نباشد، مثلاً بخواهیم متن و عدد را با هم جمع کنیم.
خطای ?NAME#	این خطا زمانی رخ می‌دهد که Excel نتواند نام تابع یا محدوده‌ای را که استفاده کرده‌اید شناسایی کند. مثلاً در یک فرمول به جای آدرس محدوده B1:B10 به اشتباه B:B10 وارد شده باشد.
خطای !REF#	این خطا زمانی رخ می‌دهد که سلول مرجع، حذف یا جابه‌جا شده باشد. مثلاً در فرمول SUM (A1:A3) اگر مقادیر ستون A حذف یا جابه‌جا شود، خطای !REF# ظاهر می‌شود.
خطای !Num#	زمانی که نتیجه یک فرمول یا تابع در محدوده اعداد تعریف شده قرار نگیرد و معتبر نباشد، شاهد این نوع خطا خواهیم بود. به عنوان مثال، زمانی که نتیجه به‌دست آمده از محاسبات، خیلی بزرگ یا خیلی کوچک باشد یا بخواهیم جذر یک عدد منفی را با تابع SQRT محاسبه کنیم.

استفاده از تابع IF

در ادامه فعالیت‌های کارگروه فروش محصولات هنرستان، از تیم مدیریت اطلاعات، خواسته شده است تا برای فروش محصولات تولیدی هنرستان، فاکتور فروش تهیه کنند. طبق نظر کارگروه، جهت جلب رضایت مشتریان و بازاریابی بهتر، در هر فاکتور فروش برای هر خرید، 5٪ تخفیف و در صورتی که مبلغ کل خرید از 20000000 ریال بیشتر باشد 10٪ تخفیف روی مبلغ کل آن فاکتور، در نظر گرفته شود. تیم مدیریت اطلاعات هنرستان، با مشورت هنرجویان رشته حسابداری فاکتور فروش را طراحی کردند.

1- در فایل «مدیریت داده‌ها» کاربرگ جدیدی با عنوان فاکتور فروش ایجاد کنید و جهت کاربرگ را از راست به چپ تنظیم کنید.

2- کاربرگ «فاکتور فروش» را مطابق شکل 13 آماده کنید. در فرمول‌ها می‌توانید از داده‌های کاربرگ‌های دیگر نیز استفاده کنید. برای این کار، در زمان ورود داده‌های یک فرمول، ابتدا روی نام کاربرگ مورد نظر و سپس روی سلول مورد نظر، کلیک کنید. برای درج قیمت واحد در سلول، نویسه «=» را تایپ کنید، روی کاربرگ «قیمت تمام‌شده» کلیک کنید، سپس روی سلول مربوط به قیمت نهایی کالای مورد نظر کلیک کرده و کلید Enter را فشار دهید. شما برای درج قیمت واحد به فیلد مربوط به آن در کاربرگ «قیمت تمام‌شده» آدرس‌دهی کرده‌اید. قیمت واحد در سلول قرار می‌گیرد ولی شما در نوار فرمول، آدرس F3! قیمت تمام شده '= را دارید (شکل 13).

2- فرمول محاسبه قیمت هر قلم کالای خریداری شده را طبق فرمول زیر وارد کنید.

تعداد × قیمت واحد = قیمت کل

4- از همان فرمول برای محاسبه قیمت سایر کالاهای خریداری شده نیز استفاده کنید.

5- فرمول جمع کل قیمت کالاهای خریداری شده را با استفاده از تابع SUM بنویسید و اجرا کنید.

برای درج درصد تخفیف، باید جمع کل اقلام خریداری شده بررسی و بر اساس مقدار جمع کل اقلام، درصد تخفیف درج گردد. به این منظور از تابع IF استفاده می‌شود.

6- مقدار آرگومان های تابع را تعیین کنید. در قسمت Logical_test عبارت شرطی را وارد کنید. با کلیک روی سلول مربوط به جمع کل، آدرس سلول در این کادر قرار می‌گیرد. مقدار این سلول باید بزرگ‌تر از 20,000,000 ریال باشد (شکل 14). Value_if_true مقداری است که در صورت برقراری یا درست بودن شرط، در سلول درج می‌شود. Value_if_false مقداری است که در صورت برقرار نبودن شرط در سلول درج می‌شود.

7- برای محاسبه مبلغ قابل پرداخت، فرمول زیر در سلول مربوطه درج و اجرا کنید.

درصد تخفیف × جمع کل - جمع کل = مبلغ قابل پرداخت

8- فایل را ذخیره کنید.

نام‌گذاری محدوده‌ای از سلول‌های یک کاربرگ

فرمول‌ها غالباً از داده‌ها و مقادیر موجود در سلول‌های دیگر از طریق آدرس‌دهی و ارجاع به آن‌ها استفاده می‌کنند. نام‌گذاری محدوده‌ها باعث می‌شود که فرمول‌ها و دیگر داده‌ها پیچیدگی کمتری داشته باشند و درک آن‌ها آسان‌تر شود. به‌جای ارجاع به یک سلول که حاوی یک مقدار یا یک فرمول یا محدوده‌ای از سلول‌ها است، می‌توان از نام‌های نسبت داده شده به آن سلول یا محدوده سلول‌ها استفاده کرد.

برای نام‌گذاری محدوده‌ای از سلول‌ها، می‌توانید از یکی از روش‌های زیر استفاده کنید.

روش اول: محدوده موردنظر را انتخاب کنید، سپس نام دلخواه را در Name Box (در سمت چپ نوار فرمول) وارد کنید و کلید Enter را فشار دهید.

روش دوم: محدوده موردنظر را انتخاب کنید، سپس در زبانه Formulas گروه Defined Names گزینه Define Name را اجرا کنید. سپس در کادر محاوره‌ای بازشده، نام محدوده را وارد کنید (شکل 15).

ایجاد فهرست کشویی

تیم مدیریت اطلاعات هنرستان قصد دارد برای پیشگیری از اشتباه تایپی در ورود داده‌ها برای فیلد «نام کالا» در فاکتور فروش، فهرست کشویی از محصولات تولیدی هنرستان ایجاد کند. برای انجام این کار، مراحل زیر را دنبال کنید:

1- فایل «مدیریت داده‌ها» را باز کنید.

2- روی کاربرگ «فهرست اولیه» کلیک کنید تا انتخاب شود.

داده‌های موجود در ستون «نام محصولات» را انتخاب کرده و این محدوده را نام‌گذاری کنید (این محدوده را Product می‌نامیم).

در کاربرگ «فاکتور فروش»، در سلول مربوط به «نام کالا» قرار بگیرید و یک فهرست کشویی ایجاد کنید.

برای این کار، از زبانه Data، گروه Data Tools گزینه Data Validation را اجرا کنید. در کادر باز شده از سربرگ Settings از لیست بازشوی Allow گزینه List و از کادر Source منبع داده‌ها را انتخاب کنید.

برای انتخاب منبع داده‌ها باید آدرس محدوده را وارد و به جای درج آدرس محدوده از نام محدوده استفاده کنید. در کادر Source علامت = و سپس نام محدوده (Product) را وارد و روی دکمه OK  برای تأیید عملیات،کلیک کنید (شکل 16).

3- دستگیره Autofill مربوط به سلول «نام کالا» را بکشید و لیست کشویی را برای سایر سلول‌های مربوط به «نام کالا» اضافه کنید.

4- فایل را ذخیره کنید.

مدیریت کاربرگ‌‌ها

کارگروه فروش محصولات تولیدی هنرستان، برای مدیریت بهتر اطلاعات و تهیه گزارش ماهانه از تعداد محصولات تولید و فروخته شده هنرستان، از تیم مدیریت اطلاعات خواسته است تا فرم مشخصی برای ثبت اطلاعات طراحی کند. در اینجا قصد داریم کاربرگ‌های «تولیدات» و «میزان فروش» را آماده کنیم.

1- فایل «مدیریت داده‌ها» را باز کنید.

2- کاربرگ جدیدی با نام «تولیدات» ایجاد و جهت کاربرگ را از راست به چپ تنظیم کنید.

3- جدولی مطابق با شکل 17 در کاربرگ «تولیدات» ایجاد و اسامی تمام محصولات تولیدی هنرستان را در ستون نام محصول درج کنید.

4- تعداد کالاهای تولیدی در هر ماه را با استفاده از تابع SUM در ستون «تعداد کل محصولات» به دست آورید.

5- برای ثبت محصولات فروخته‌شده هنرستان در هر ماه، به کاربرگی مشابه با کاربرگ «تولیدات» نیاز داریم. البته باید روی کاربرگ جدید، تغییرات اندکی ایجاد کنیم. برای انجام این کار، روی نام کاربرگ «تولیدات» کلیک راست و گزینه Move or Copy را انتخاب کنید. در کادر باز شده با انتخاب گزینه Create a copy کپی مشابه دیگری از کاربرگ انتخاب شده ایجاد کنید (شکل 18). برای انتقال یا ایجاد کپی کاربرگ به محل جدید، از فهرست کشویی To Book از میان فهرست فایل‌های باز Excel، فایل «مدیریت داده‌ها» را انتخاب کنید.

در صورتی‌که بخواهید کاربرگی را به فایل جدید، منتقل کنید گزینه New Book را انتخاب کنید.

6- نام کاربرگ ایجاد شده را به «فروش» تغییر دهید.

برای انجام این کار، روی زبانه کاربرگ موردنظر کلیک راست و گزینه Rename را انتخاب کنید. نام جدید را وارد کنید و کلید Enter را فشار دهید.

7- عنوان جدول را در این کاربرگ به «میزان فروش هر محصول در ماه» تغییر دهید. با انتخاب سلول و فشردن کلید F2 سلول را در حالت ویرایش قرار دهید و محتوای آن را ویرایش کنید.

8- در کاربرگ فروش، ستونی به آخر جدول اضافه کنید و عنوان ستون را «موجودی انبار» قرار دهید.

9- برای به‌دست آوردن موجودی انبار، فرمول زیر را در سلول مربوط به اولین محصول درج و آن را در سلول موجودی انبار محصولات دیگر، کپی کنید:

تعداد کل محصولات فروخته‌شده (کاربرگ فروش) - تعداد کل محصولات تولیدشده (کاربرگ تولیدات) = موجودی انبار

10- برای متمایز کردن کاربرگ‌ها با کلیک راست و انتخاب گزینه Tab Color، رنگ زبانه کاربرگ‌ها را تغییر دهید.

11- میزان تولید و فروش در ماه‌های مهر، آبان، آذر و دی را با داده‌های فرضی در جدول مربوطه ثبت کنید.

12- تغییرات ایجاد شده در فایل را ذخیره کنید.

فرمت‌بندی شرطی

به‌منظور پیش‌برد اهداف کارگروه، ممکن است در بازه‌های زمانی مختلف، نیاز به تحلیل اطلاعات ثبت شده داشته باشیم و این کار، مستلزم پاسخ به برخی سؤالات است، از جمله:

- کدام رشته از رشته‌های هنرستان، بیشترین مشارکت را در کارگروه تولید و فروش محصولات هنرستان داشته است؟
- بیشترین میزان تولید در آذرماه، به کدام‌یک از محصولات تولیدی هنرستان، اختصاص دارد؟
- میزان فروش کدام‌یک از محصولات هنرستان در دی ماه، بین 10 تا 20 عدد است؟

Excel، از قابلیتی به نام فرمت‌بندی شرطی برخوردار است که با متمایز کردن سلول‌های دارای شرایط خاص، برخی از این مسائل را حل می‌کند. این ویژگی، فرمت‌بندی خاصی را روی سلول یا محدوده‌ای از سلول‌ها که باید شرط خاصی داشته باشند، اعمال می کند. در واقع، براساس شرطی که برای سلول‌ها تعریف می‌شود، فرمت و ظاهر سلول تغییر خواهد کرد، به این صورت که اگر شرط موردنظر، برقرار باشد ظاهر سلول مانند رنگ متن یا زمینه و... تغییر خواهد کرد و درصورت برقرار نبودن شرط، ظاهر سلول بدون تغییر خواهد ماند.

محافظت از داده‌ها در Excel

حفاظت از کاربرگ و کارپوشه

حفاظت در اکسل بر مبنای رمز عبور است و در سه سطح مختلف اجرا می‌شود که در ادامه توضیح داده می‌شود.

حفاظت از Workbook: می‌توانید کارپوشه را با یک رمز عبور، رمزنگاری کنید یا اینکه فایل را به‌صورت پیش‌فرض به‌صورت فقط - خواندنی دربیاورید تا توسط افراد غیرمجاز قابل ویرایش نباشد. همچنین می‌توانید ساختار Workbook را طوری حفاظت کنید که برای هر تغییری به رمز عبور نیاز داشته باشد.

حفاظت از Worksheet: شما می‌توانید از ساختار کاربرگ در برابر تغییرات محافظت کنید.

حفاظت از سلول‌ها: امکان حفاظت از سلول‌های خاصی از کاربرگ در برابر تغییرات وجود دارد.

محافظت از Workbook با رمز عبور

برای حفاظت از کارپوشه می‌توانید رمز عبور تعریف کنید. در این صورت اکسل هشدار می‌دهد که ابتدا باید رمز عبور را وارد کنید (شکل 19).

برای انجام این کار مراحل زیر را دنبال کنید:

- فایل «مدیریت داده‌ها» را باز کنید.
- در تب File فرمان Info را انتخاب کنید.
- روی دکمه Protect Workbook کلیک کنید.
- گزینه Encrypt with Password را از منوی بازشو انتخاب کنید.
- در پنجره باز شده، رمز عبور را وارد کرده و روی OK کلیک کنید.

در کادر Confirm Password رمز عبور را جهت تأییدیه گرفتن وارد کرده و روی Ok کلیک کنید. در ادامه به برگه اکسل خود بازمی‌گردید. اما پس از آنکه آن را ببندید، بار دیگر که بخواهید آن را باز کنید از شما رمز عبور پرسیده خواهد شد.

Read_only کردن Workbook

در هنگام اعمال تغییرات روی فایل اکسل، یک هشدار در مورد ویرایش کردن فایل به کاربر داده می‌شود (شکل 21).

برای تنظیم این مراحل را دنبال کنید:

- فایل اکسل خود را باز کنید و از تب File فرمان Info را انتخاب کنید.
- روی دکمه Protect Workbook کلیک کنید.
- از منوی بازشو فرمان Always open Read_Only را انتخاب نمایید.

در این‌صورت، هنگام باز کردن فایل، یک هشدار دریافت می‌کنید که نویسنده فایل ترجیح می‌دهد این فایل در حالت فقط - خواندنی باز شود، مگر اینکه بخواهید گزینه دیگری را انتخاب کرده و فایل را ویرایش کنید (شکل 22).

محافظت از ساختار Workbook

این نوع از حفاظت، کاربرانی را که رمز عبور وارد نکرده‌اند از ایجاد تغییر در سطح Workbook بازمی‌دارد (شکل 23).

برای اعمال این تنظیمات مراحل زیر را دنبال کنید:

- فایل اکسل خود را باز کرده و از تب File فرمان Info را انتخاب کنید.

- روی دکمه Protect Workbook کلیک کنید.

- از منوی بازشو فرمان Protect Workbook Structure را انتخاب نمایید.

- سپس رمز عبور خود را وارد کرده و روی OK کلیک کنید.

- در کادر Confirm Password مجدداً رمز عبور را جهت تأییدیه گرفتن وارد کرده و روی Ok کلیک کنید.

با انجام این تنظیمات، می‌توانید فایل مربوطه را باز کنید اما نمی‌توانید به دستورهای ساختاری دسترسی داشته باشید.

محافظت از کاربرگ

گاهی لازم است از اطلاعات کاربرگ در برابر تغییرات یا حذف تصادفی فرمول‌ها، محافظت کنید (شکل 24).

برای انجام این کار، مراحل زیر را دنبال کنید:

- کاربرگ موردنظر را فعال کرده در سربرگ Review در گروه Protect بر روی Protect Sheet کلیک کنید.

- رمز عبور را در کادر مشخص شده وارد کنید.

- نوع مجوزی را که می‌خواهید کاربران پس از قفل شدن کاربرگ داشته باشند انتخاب کنید.

برای نمونه می‌توانید به افراد اجازه بدهید که کاربرگ را قالب‌بندی کنند، اما نتوانند ردیف‌ها یا ستون‌های آن را حذف کنند

- پس از انتخاب مجوزها روی دکمه Ok کلیک کنید.

- مجدداً رمز عبور را وارد کرده و روی دکمه Ok کلیک کنید.

نمودارها در Excel

تفسیر فایل‌های Excel که حاوی اطلاعات زیادی هستند، کار بسیار دشواری است. کاربران برای نمایش داده های خود و ارائه آنها و به منظور بررسی سریع نتایج و تغییرات، نیاز به رسم نمودار در Excel  دارند.

نمودارها به شما امکان می‌دهند اطلاعات خود را به‌صورت گرافیکی نمایش دهید.

قرار است جلسه‌ای با حضور مدیر هنرستان، شورای مدرسه و کارگروه فروش محصولات هنرستان، با رویکرد مقایسه میزان تولید و فروش محصولات هر رشته، تشکیل گردد. در این راستا معاونت فنی از تیم مدیریت اطلاعات خواسته است تا گزارش دقیق و روشنی از میزان تولید و فروش محصولات طی چند ماه گذشته، به منظور ارائه در جلسه آماده کند. از آنجا که نمودارها در تصمیم‌گیری‌های مدیریتی ابزار مهمی به‌شمار می‌روند و یکی از روش‌های مناسب جهت تهیه گزارش هستند، تیم مدیریت اطلاعات، تصمیم گرفته است که برای تهیه گزارش از نمودارها استفاده کند.

Excel طیف وسیعی از نمودارها را برای نمایش داده‌ها در اختیار کاربران قرار داده است تا بنا به نیاز خود و ماهیت داده‌ها بتوانند از آن‌ها استفاده کنند. برخی از نمودارها در Excel پرکاربردتر هستند و در عین حال با توجه به ساده بودن روش کار با آن‌ها از محبوبیت بیشتری برخوردار هستند. این دسته از نمودارها برای نمایش روند تغییر داده‌ها به‌کار می‌روند. کاربران، بسته به نوع داده‌های خود، گسسته یا پیوسته بودن داده‌ها یا استفاده متداول از یک نوع نمودار، تصمیم می‌گیرند که از کدام‌یک از انواع نمودارها برای نمایش داده‌های خود در گزارش‌ها، استفاده کنند. در جدول 6 برخی از انواع نمودارها و کاربرد آن‌ها را مشاهده می‌کنید.

جدول 6 - برخی از انواع نمودارها و کاربرد آن‌ها

نام نمودار	توضیحات	نمونه تصویر
نمودار ستونی (Column)	این نوع از نمودارها برای مقایسه اطلاعات، کاربرد زیادی دارند. برای مثال، اگر اطلاعاتی دارید که چند دسته از یک متغیر را بررسی می‌کند، نمودار ستونی انتخاب مناسبی خواهد بود.
نمودار میله‌ای (Bar)	تفاوت اصلی نمودارهای میله‌ای و ستونی، در افقی بودن نمودار میله‌ای است. برای رسم نمودار میله‌ای، می‌توان همان کاربرد‌های نمودار ستونی را در نظر گرفت. البته نمودارهای میله‌ای برخی اوقات نمای مناسب‌تری از پیشرفت یا مقایسۀ وضعیت دو نوع داده در گذر زمان را ارائه می‌کنند.
نمودار دایره‌ای (Pie)	نمودار دایره‌ای در Excel بهترین انتخاب برای مقایسه درصدی چند نوع داده است. در واقع این نوع نمودار، به‌راحتی نشان می‌دهد که هریک از دسته داده‌های مورد مطالعه چه سهمی از کل داده‌ها را به خود اختصاص داده‌اند. هر داده به‌صورت برشی از دایره نمایش داده می‌شود و به‌راحتی می‌توان نسبت آن را با داده‌های دیگر مقایسه کرد.
نمودار خطی (Line)	این نوع نمودار، برای نمایش روندها در گذر زمان کاربرد بسیار عالی دارد. داده‌هایی که در این نمودارها نمایش داده می‌شوند، عموماً چند نوع محدود هستند که قصد داریم روند آن‌ها را در گذر زمان مقایسه کنیم. در نمودار خطی، نقاط داده از هر نوع داده به هم متصل می‌شوند و می‌توان روند صعودی یا نزولی آن‌ها را مشاهده کرد.
نمودار ناحیه یا مساحت (Area)	نمودارهای ناحیه یا مساحت مانند نمودارهای خطی تغییر مقادیر داده را در گذر زمان نمایش می‌دهند با این تفاوت که برای نمایش این تغییرات به جای خطوط از نواحی استفاده می‌شود.
نمودار سطح (Surface)	نمودار سطح سه‌بعدی، راه دیگری برای بررسی روند تغییرات چند سری از داده‌ها است. ممکن است استفاده از این نمودار، پیچیده باشد، ولی اگر نقاط داده‌ای درستی را استفاده کرده باشید (دو مجموعه داده‌ای که رابطه مشخصی با یکدیگر داشته باشند) به یک نمودار گرافیکی بسیار زیبا خواهید رسید.
نمودار عنکبوتی (Radar)	نمودار رادار، مقدار حداقل 3 متغیر را نسبت به یک نقطه مرکزی با یکدیگر مقایسه می‌کند که هر خط، بیانگر گروهی از داده‌هاست. به عنوان مثال، اگر بخواهیم میزان فروش بیش از دو محصول هنرستان را در طول یک سال نشان دهیم، از این نوع نمودار، استفاده می‌کنیم که در آن، میزان دور بودن از مرکز نمودار، بزرگی مقدار را نشان می‌دهد و ماه‌های سال، همان خطوط دورشونده از مرکز هستند.
نمودار نقطه‌ای یا پراکنش (Scatter)	نمودار نقطه‌ای، برای نمایش حداقل، دو بعد داده به‌کار می‌رود. این دو بعد داده حتماً عددی هستند و مقادیر متنی در این نوع نمودار، قابل نمایش نیست. این نوع نمودار شبیه به نمودار خطی است با این تفاوت که در این نمودار از نقاط برای نشان دادن مقادیر دوگروه مختلف از داده‌ها استفاده می‌شود.
نمودار حبابی (Bubble)	این نمودار در واقع همان نمودار نقاط پراکنده با مقادیر X و Y است که با یک مقدار اضافی ترکیب شده که اندازه حباب را مشخص می‌کند. این نمودار زمانی بیشترین کاربرد را دارد که با داده‌های سه‌بعدی روبه‌رو باشید.

در نظر داشته باشید که انتخاب نوع مناسب نمودار، جهت تهیه گزارش تصویری کامل از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است پس نموداری را انتخاب کنید که مناسب داده‌های شما باشد.

آشنایی با ساختار و اجزای یک نمودار

نمودار یک شکل ساده نیست، بلکه از چندین قسمت مختلف تشکیل شده است که هر قسمت، نام و تنظیمات مستقلی دارد (شکل 25).

با نگه داشتن اشاره‌گر ماوس روی هر قسمت از نمودار، نام آن را در راهنمای ابزار (Tooltip) می‌بینید و با انتخاب آن و فشردن کلید Delete، می‌توانید آن قسمت را حذف کنید.

ترسیم و ویرایش نمودار

با رسم نمودار گزارشی از میزان تولید و فروش محصولات چند ماه گذشته جهت ارائه به معاونت فنی تهیه کنید.

1- کاربرگ «تولیدات» از فایل «مدیریت داده‌ها» را باز کنید.

2- داده‌های موردنظر جهت ایجاد نمودار را انتخاب کنید. برای این منظور محدوده مربوط به نام محصولات و میزان تولیدات در هر ماه را انتخاب نمایید (شکل 26). توجه داشته باشید، اگر داده‌ها پیوسته نیستند، قسمت اول داده‌ها را انتخاب و توسط کلید Ctrl قسمت‌های بعدی را انتخاب کنید.

3- نمودار موردنظر را ترسیم کنید. در تب Insert، در گروه Charts نوع نمودار موردنظر را انتخاب کنید. برای هر نوع نمودار، نمونه‌های مختلفی وجود دارد که می‌توانید بر اساس نیاز و به دلخواه یکی را انتخاب کنید.

4- نمودار رسم شده را در کاربرگ دیگری نمایش دهید. به‌طور پیش‌فرض، نمودار در جایی که داده‌ها قرار گرفته‌اند ایجاد می‌شود. نمودار را به یک کاربرگ مجزا منتقل کنید.

5- نمودار را ویرایش کنید. با انتخاب نمودار، دو زبانه با عنوان Chart Design و Format روی نوار ریبون ظاهر می‌شود، شما می‌توانید با استفاده از ابزارهای موجود در این دو زبانه نمودار را ویرایش کنید.

پیوند (Link)

پیوندها در اینترنت برای هدایت شدن به سایت‌های مختلف استفاده می‌شوند. در Excel نیز می‌توانید از پیوندها استفاده کنید. از این قابلیت برای ارجاع به سلول‌ها، فایل‌ها، وب‌سایت‌ها یا آدرس‌های ایمیل استفاده می‌شود و کاربر می‌تواند با کلیک روی این پیوند به نقطه موردنظر برود. در ادامه با انواع پیوند در Excel و روش‌های ایجاد آن‌ها آشنا می‌شوید.

ساده‌ترین و رایج‌ترین راه برای ایجاد پیوند، استفاده از ابزار Link است. این ابزار را می‌توانید به سه روش مختلف استفاده کنید. ابتدا سلول موردنظر خود را انتخاب کرده سپس یکی از مراحل زیر را انجام دهید:

1- در زبانه Insert در گروه Links روی گزینه Link کلیک کنید.
2- روی سلول موردنظر راست کلیک کرده و گزینه Link را از منوی باز شده انتخاب کنید.
3- از کلید میانبر Ctrl+k استفاده کنید.

انواع پیوند (Link)

- ایجاد پیوند به یک وب‌سایت یا ایجاد پیوند به یک فایل دیگر (شکل 27 ـ شماره 1)
- ایجاد پیوند به یک کاربرگ یا یک سلول در همان فایل (شکل 27 ـ شماره 2)
- ایجاد پیوند به یک فایل جدید (شکل 27 ـ شماره 3)
- ایجاد پیوند به یک آدرس Email (شکل 27 ـ شماره 4)

ایجاد پیوند

یکی از کاربردهای ابزار Link، ایجاد ارتباط بین اجزای مختلف در یک فایل و یا حتی در یک کاربرگ است.

برای زیباتر شدن فایل «مدیریت داده‌ها» تب مربوط به کاربرگ‌ها را از دسترس خارج کرده و از کاربرگ جدیدی به نام کاربرگ «ورود» استفاده کنید به‌طوری که با کلیک روی متن‌‌ها و اشکال مختلف، بتوان بین کاربرگ‌ها حرکت کرد.

1- یک کاربرگ جدید در ابتدای کاربرگ‌های فایل «مدیریت داده‌ها» درج کنید. برای این کار، روی کاربرگ «فهرست اولیه» کلیک راست و گزینه Insert را انتخاب کنید. با انتخاب گزینه Worksheet و زدن دکمه OK کاربرگ جدید ایجاد می‌شود.

2- نام کاربرگ را به «ورود» تغییر دهید و جهت کاربرگ را از راست به چپ تنظیم کنید.

3- کاربرگ «ورود» را مطابق شکل 28 تنظیم کنید. برای درج دکمه‌ها از ابزار Shapes در زبانه Insert استفاده کنید.

4- روی دکمه مربوط به هر کاربرگ، کلیک راست و از منوی ظاهر شده فرمان Link را انتخاب کنید تا کادر مربوط به پیوند باز شود (شکل 27).

5- مطابق شکل 29 روی دکمه Place in This Document کلیک کنید تا فهرست عناوین تمام کاربرگ‌های فایل جاری، نمایش داده شود. کاربرگ موردنظر را از فهرست انتخاب و روی دکمه OK کلیک کنید.

6- مرحله 4 را برای دکمه‌های دیگر، در کاربرگ «ورود» انجام دهید.

7- یک دکمه بازگشت، در هر کدام از کاربرگ‌ها ایجاد کنید تا با کلیک روی آن به کاربرگ «ورود» منتقل شوید. با استفاده از کلیک راست روی دکمه بازگشت و انتخاب گزینه Link، این دکمه را به کاربرگ «ورود» پیوند دهید.

8- زبانه مربوط به کاربرگ‌ها را از طریق تنظیمات Excel Options پنهان کنید تا از دسترس خارج شوند.

منوی File را انتخاب و از منوی باز شده …More و سپس گزینه Options را انتخاب کنید.

9- مطابق شکل 30 گزینه Show sheet Tabs را غیرفعال کنید.

10- فایل را ذخیره کنید.